RFIDで実現する文書管理｜
探す・数える手間を減らす仕組みと活用事例

RFIDによる文書管理とは？他の手段との違い

まずは、RFIDを使った文書管理がどのようなものかを整理します。

RFIDによる文書管理とは

RFIDとは、電波を使ってICタグの情報を読み書きする技術です。文書管理では「ICタグ」「RFIDリーダー」「管理システム」の3つを組み合わせて使います。管理したい書類にICタグを貼り、そこへリーダーをかざすと、電波でタグの情報が読み取られます。読み取った情報は管理システムへ自動反映されるため、どの書類がどこにあるかをデータで把握することが可能です。

RFIDの大きな特徴は、離れた場所からでも、複数のタグをまとめて読み取りやすい点です。箱や棚に入れたままでも読み取れるケースが多く、書類を一枚ずつ取り出す手間を減らせます。

RFIDについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。

関連記事：RFIDの基礎知識

バーコードや手作業との違い

文書管理には、これまで手作業での記録帳記入やバーコードが使われてきました。RFIDがこれらと違うのは、「複数同時に」「離れた場所から」「箱に入ったまま」でも読み取りやすい点です。

3つの方法の違いを表で確認しましょう。

大量の書類をスピーディかつ正確に管理したいなら、RFIDが適しています。

RFIDで文書管理をする4つのメリット

RFIDを文書管理に取り入れると、書類を探す時間や数える手間が大きく減ります。ここでは代表的な4つのメリットを解説します。

複数の書類を一括で読み取れる

RFID最大の強みは、複数のICタグを一度にまとめて読み取れることです。

バーコードは1枚ずつスキャンしなければなりませんが、RFIDはリーダーをかざすだけで棚やファイルボックスごとまとめて読み取れます。箱や棚に入れたままでも読み取れるケースが多く、書類を取り出す作業そのものを減らせます。

読み取りにかかる手間と時間を、まとめて減らせるのがメリットです。

棚卸・所在確認の時間を短縮できる

一括読み取りによって、棚卸や所在確認にかかる時間を大きく減らせます。

目視やバーコードでは1点ずつ数える必要があり、書類が多いほど時間も手間もかかります。たとえば数十冊のファイルを1点ずつ確認すれば数分〜数十分かかる作業も、RFIDなら棚ごとまとめて読み取れるため、短時間で終えることが可能です。

さらに、どこにあるか分からない書類も探索機能で位置を絞り込めるため、「見つからずに何度も棚を往復する」といった事態も避けられます。

持ち出し・返却の履歴を自動で記録できる

書類を持ち出すときや戻すときにリーダーへかざすだけで、日時・担当者・状況がデータとして自動で残ります。記録帳に手書きしていた頃は、記入漏れから未返却が起こりがちです。

RFIDなら読み取った時点で記録されるため、書き忘れ自体が発生しません。「誰が、いつ、どの書類を持ち出したか」がデータで残り、所在をいつでも確認できます。社員証と書類のタグを一緒に読み取れば、持出状況をその場でシステムへ反映することも可能です。

保管期限の超過を自動で通知できる

書類ごとに保管期限を設定しておけば、期限が近づいた書類や超過した書類をシステムが自動で知らせてくれます。これまで担当者が台帳を見て確認していた保管年数の管理を、システムに任せられるため、確認の漏れがなくなります。処分すべき時期も分かるため、不要な書類が棚を占有し続ける事態を防ぐことも可能です。

RFIDによる文書管理の活用事例

ここでは、文書管理にRFIDを導入した2つの事例について、抱えていた課題と導入後の効果を紹介します。

【地方自治体】書類の持出記録をデータ化し、正確な所在確認を実現

ある地方自治体では、書類の持出・返却を記録帳に手書きで管理していたものの、記入漏れによる未返却が多発していました。そこで、記入作業をRFIDに置き換えました。

ファイルにICタグを貼り、持ち出すときに社員証とファイルのタグをデスクトップ型リーダーで読み取るだけで、日時・使用者・持出状況がシステムへ瞬時に反映される仕組みに変えたのです。

かざすだけで記録が残るため記入漏れがなくなり、作業効率も向上しました。USB接続ですぐ使える手軽さも、運用の定着を支えています。

【サービス業】複数の書類を一度に探索して探す時間を短縮

あるサービス業の現場では、約500点ものファイルが棚に保管されており、目的の書類を探すのに時間がかかっていました。この課題を解決したのが、複数の書類を同時に探せるRFIDです。

ファイル番号を書き込んだICタグを背表紙に貼り、ファイル名と紐づけたCSVデータをシステムへ取り込みます。あとはリーダーとアプリを連携させ、探したい書類に複数チェックを付けるだけです。リーダーを書類棚にかざすと、アプリの反応を見ながら目的のファイルの位置を絞り込めます。

一度に複数の書類を探せるため、探す時間を大きく短縮できました。

まとめ：RFIDで文書管理の手間とミスをまとめて減らそう

RFIDを活用すれば、棚やファイルボックスに入れたままの書類も一括で読み取れます。棚卸や所在確認にかかる時間を短縮できるほか、持出・返却履歴の自動記録や保管期限の通知も可能です。

事例で紹介したとおり、記入漏れによる未返却の防止や、約500点のファイルから目的の書類を探す時間の短縮といった効果が出ています。書類の紛失や探索にかかる工数に課題があるなら、RFIDによる管理を検討する価値は十分にあります。

文書管理への具体的な活用方法は下記の資料で詳しく解説していますので、導入イメージを固めたい方はぜひご覧ください。